Οι διαδικασίες διαφέρουν ελαφρώς ανάλογα με το ύψος της προμήθειας και το αν υπόκειται ή όχι σε ΦΠΑ και αν, επίσης, δεν υπάρχει πίστωση. Τα απαραίτητα έγγραφα εις διπλούν - σύμφωνα με την ισχύουσα έως σήμερα διαδικασία- που θα πρέπει να περιέχονται στο φάκελο που εισέρχεται στο Τμήμα Προμηθειών είναι τα ακόλουθα εκτός εξαιρετικών περιπτώσεων:
Προκειμένου για προμήθειες έως 15.000 € με Φ.Π.Α και υπηρεσιών έως 20.000 € χωρίς Φ.Π.Α ακολουθείται διαδικασία απευθείας ανάθεσης:
- Τεχνική έκθεση από την αρμόδια Διεύθυνση υπογεγραμμένη από τον συντάκτη, τον αρμόδιο προϊστάμενο και τον αρμόδιο Διευθυντή.
- Εισηγητικό ψήφισης πίστωσης προς την Οικονομική Επιτροπή και καταχώρηση του στο ΚΗΜΔΗΣ για ποσά ίσα ή μεγαλύτερα των 1.000 €(πρωτογενές αίτημα).
- Πρόταση ανάληψης υποχρέωσης από το Λογιστήριο (Α.Α.Υ)
- Απόφαση Οικονομικής Επιτροπής για την ψήφιση πίστωσης και καθορισμός του τρόπου εκτέλεσης με απευθείας ανάθεση (όταν αφορά προμήθεια).
- Καταχώρηση της απόφασης Οικονομικής επιτροπής στο ΚΗΜΔΗΣ (εγκεκριμένο αίτημα)
- Απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου για την νομική δέσμευση και καθορισμό του τρόπου με ανάθεση υπηρεσιών σε τρίτους (όταν αφορά παροχή υπηρεσιών).
- Απόφαση Δ.Σ. και Απόφαση Δημάρχου που ορίζουν τις εκάστοτε επιτροπές αξιολόγησης προσφορών , παραλαβής προμηθειών και παραλαβής υπηρεσιών αντίστοιχα.
Προκειμένου για προμήθειες έως 60.000 € χωρίς Φ.Π.Α ακολουθείται η διαδικασία του πρόχειρου διαγωνισμού
- Τεχνική έκθεση από την αρμόδια Διεύθυνση υπογεγραμμένη από τον συντάκτη, τον αρμόδιο προϊστάμενο και τον αρμόδιο Διευθυντή.
- Εισηγητικό ψήφισης πίστωσης προς την Οικονομική Επιτροπή και καταχώρηση του στο ΚΗΜΔΗΣ (πρωτογενές αίτημα).
- Πρόταση ανάληψης υποχρέωσης από το Λογιστήριο (Α.Α.Υ)
- Απόφαση Οικονομικής Επιτροπής για την ψήφιση πίστωσης, την έγκριση μελέτης, τον καθορισμό του τρόπου εκτέλεσης και των όρων του διαγωνισμού συνοδευόμενο από Σχέδιο Διακήρυξης.
- Καταχώρηση της απόφασης Οικονομικής επιτροπής στο ΚΗΜΔΗΣ (εγκεκριμένο αίτημα)
- Απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου για την νομική δέσμευση.
- Απόφαση Δ.Σ. και Απόφαση Δημάρχου που ορίζουν τις εκάστοτε επιτροπές αξιολόγησης προσφορών , παραλαβής προμηθειών και παραλαβής υπηρεσιών αντίστοιχα.
Προκειμένου για υπηρεσίες από 60.001 € χωρίς Φ.Π.Α ακολουθείται η διαδικασία του ανοιχτού διαγωνισμού
-Τεχνική έκθεση από την αρμόδια Διεύθυνση υπογεγραμμένη από τον συντάκτη, τον αρμόδιο προϊστάμενο και τον αρμόδιο Διευθυντή.
-Εισηγητικό ψήφισης πίστωσης προς την Οικονομική Επιτροπή και καταχώρηση του στο ΚΗΜΔΗΣ (πρωτογενές αίτημα).
-Πρόταση ανάληψης υποχρέωσης από το Λογιστήριο (Α.Α.Υ)
-Απόφαση Οικονομικής Επιτροπής για την ψήφιση πίστωσης.
-Απόφαση Οικονομικής Επιτροπής για τον ορισμό επιτροπής αξιολόγησης του διαγωνισμού.
-Καταχώρηση της απόφασης Οικονομικής επιτροπής στο ΚΗΜΔΗΣ (εγκεκριμένο αίτημα)
-Απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου για την νομική δέσμευση, την κίνηση των διαδικασιών, το είδος διαδικασίας ανάθεσης σε τρίτους , τον ορισμό ενός δημοτικού συμβούλου ως μέλος της επιτροπής παραλαβής της υπηρεσίας-εργασίας και την παραπομπή του θέματος στην Οικονομική Επιτροπή για την άσκηση των αρμοδιοτήτων που ο Νόμος προβλέπει (παρ.1 του άρθρου 65 του Ν.3852/2010).
-Απόφαση Δημάρχου για τον ορισμό των υπαλλήλων ως μέλη της επιτροπής παραλαβής.
- Απόφαση Οικονομικής Επιτροπής για την έγκριση μελέτης και των όρων του διαγωνισμού συνοδευόμενο από Σχέδιο Διακήρυξης.
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝ ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΕΙ ΠΙΣΤΩΣΗ:
Αφού γίνει ο προϋπολογισμός της μελέτης ο συντάκτης σε συνεννόηση με το λογιστήριο ελέγχει την ύπαρξη σχετικής πίστωσης στους αντίστοιχους Κ.Α. Αν η πίστωση υπάρχει τότε η διαδικασία ακολουθείται κανονικά ως αναφέρεται παραπάνω. Αν η πίστωση δεν υπάρχει: γίνεται εισηγητικό προς το λογιστήριο για αναμόρφωση του προϋπολογισμού στον αντίστοιχο Κ.Α. Αφού αυτό γίνει –μια εξαιρετικά χρονοβόρα διαδικασία που πρέπει έγκαιρα να προβλέπεται- τότε ακολουθείται η διαδικασία όπως περιγράφεται παραπάνω.